Begrüßung

Die traditionelle Form der Begrüßung in Japan ist die Verbeugung, die je nach ihrer Tiefe und Dauer eine zusätzliche Bedeutung hat. Eine neutrale, höfliche Verbeugung (z. B. wenn man sich bei jemandem bedankt oder eine ältere Person im Vorbeigehen grüßt) beinhaltet eine Verbeugung aus der Hüfte in einem Winkel von 15⁰ und ein leichtes Nicken des Kopfes.

In geschäftlichen Situationen, insbesondere bei der Begrüßung und Vorstellung, sollte der Neigungswinkel 30⁰ betragen. Die tiefste und zugleich respektvollste Verbeugung (45⁰-Winkel) soll auch stärkere Gefühle ausdrücken (z.B. Entschuldigung oder Dankbarkeit).

Auch die Verbeugung vor Gleichaltrigen sollte von gleicher Tiefe und Dauer sein.

Bei der Verbeugung halten Männer ihre Hände entlang der Seitenlinie des Oberkörpers und Frauen halten ihre Hände vor sich zusammen.

Ausländer müssen ihre Partner in Japan nicht mit einer Verbeugung begrüßen; sie können sich auf einen Händedruck beschränken. Japanische Geschäftsleute können sogar eine Verbeugung mit einem Händedruck kombinieren, wenn sie Ausländer begrüßen.

Der Händedruck sollte schwach und sanft sein, mit minimalem Augenkontakt.

Ziel des ersten Treffens ist es, eine Beziehung aufzubauen, die auf Vertrauen, Harmonie und Respekt beruht. Wahrscheinlich wird in diesem Stadium nicht viel über das Thema der Verhandlungen gesagt werden.

Vorstellung

In der japanischen Tradition ist es üblich, zuerst den Nachnamen anzugeben, gefolgt vom Vornamen. Sprechen Sie Ihren Partner nur mit seinem Nachnamen an (der Vorname darf nur im Familien- oder Freundeskreis verwendet werden).

Unabhängig vom Geschlecht fügen die Japaner in formellen Situationen das Substantivsuffix san hinzu (z. B. Tanaka-san), was der deutschen Praxis Herr/Frau Tanaka entspricht.

Die ersten Verhandlungen können auf der Ebene der mittleren Führungskräfte beginnen. Es ist nicht nötig, über ihre Köpfe hinweg zu versuchen, eine höhere Managementebene zu erreichen.

Wenn sich japanische Manager vorstellen, nennen sie zuerst ihr Unternehmen, dann ihre Abteilung und erst dann ihren Nachnamen. Auf diese Weise betonen sie ihre Gruppenidentität.

Austausch von Visitenkarten

Es gibt ein bestimmtes Ritual für den Austausch von Visitenkarten. Sie wird mit beiden Händen gereicht und empfangen. Wenn Sie eine Visitenkarte erhalten haben, lesen Sie die Informationen auf der Karte und stellen Sie Ihrem Partner als Zeichen des Respekts ein paar Fragen, dann legen Sie die Karte vor sich auf den Tisch oder in einen Visitenkartenhalter. Stecken Sie die Visitenkarte nicht in Ihre Tasche oder Ihr Portemonnaie.

Visitenkarten werden manchmal schon vor der Begrüßung und Vorstellung ausgetauscht.

Reichen Sie eine Visitenkarte mit japanischem Text auf der Vorderseite an Ihren Partner weiter. Die Rückseite der Visitenkarte kann auf Englisch oder in Ihrer Muttersprache sein.

Machen Sie keine Notizen auf Ihrer Visitenkarte und falten Sie sie nicht.

Ihre Visitenkarte sollte den Namen Ihres Unternehmens sowie Ihre Abteilung, Ihre Position und Ihren Namen enthalten.

Ihr Titel oder Ihre Position ist für die japanische Seite ausschlaggebend dafür, wer Ihr Verhandlungspartner sein wird.

Smalltalk: Übersicht

Small Talk steht am Anfang eines jeden Geschäftstreffens. Der Smalltalk ist beim ersten Treffen besonders wichtig, um eine Atmosphäre des Vertrauens, der Harmonie und der freundlichen Gastfreundschaft zu schaffen.

Die japanische Sprechweise ist durch Langsamkeit, das Fehlen eines hellen emotionalen Hintergrunds und das Vorhandensein von Gesprächspausen gekennzeichnet. Schweigen ist ein wichtiger Teil des Gesprächs, es muss mit nichts gefüllt werden.

Zu einem neutralen Kommunikationsstil, wie er für Japaner typisch ist, gehören die Einhaltung der Regeln der Geschäftsetikette, Zurückhaltung bei der Verwendung von Körpersprache und Gesten und die Vermeidung von brenzligen Situationen im Gespräch.

Es ist sehr wichtig, dass Sie bei gesellschaftlichen und geschäftlichen Gesprächen höflich zu Ihrem Gesprächspartner sind.

Halten Sie bei Gesprächen eine angenehme Kommunikationsdistanz ein, vermeiden Sie Berührungen und direkten Augenkontakt.

Seien Sie nicht überrascht, wenn Ihr japanischer Partner Ihnen während eines Gesprächs Fragen zu Ihrer Familie oder Ihrer Position im Unternehmen stellt. Dies wird nicht als unangemessen angesehen. Im Gegenteil, sie zeigen Interesse an Ihnen.

Bevorzugte Gesprächsthemen

Fragen, die sich auf das Geschäft oder den Beruf beziehen, sind als Smalltalk-Themen sicher.

Die japanische Küche, das Essen und die Essensvorlieben sind geeignete Themen für Smalltalk.

Auch verschiedene Aspekte der japanischen Kultur, Geschichte und Sprache werden gerne diskutiert.

Zu vermeidende Themen

Politik und Religion stehen ganz oben auf der Liste der Tabuthemen beim Small Talk. Sie können zu Unstimmigkeiten im Gespräch führen, was wiederum entweder zu einem möglichen Gesichtsverlust eines der Gesprächspartner oder zu einer Störung der Kommunikationsharmonie führt.

Die Familie ist eines der geschlossenen Themen, zumindest in der Anfangsphase der Geschäftsbeziehung. Im Laufe der Entwicklung wird Ihr japanischer Partner vielleicht anfangen, Ihnen einige Details aus seinem Privatleben mitzuteilen.

Persönlicher Raum

Offene Gefühlsäußerungen während einer Begrüßung, wie eine Umarmung oder ein Schulterklopfen, werden von Ihrem japanischen Partner wahrscheinlich nicht akzeptiert.

In Japan ist es nicht üblich, nahe beieinander zu stehen, der angenehme Kommunikationsabstand beträgt etwa 1 m.

In der japanischen Gesellschaft sind aktive Gesten während der Kommunikation nicht erwünscht. Es ist zu sehen, dass während des Gesprächs die Hände der Japaner verbunden sind, was ihre aktive Nutzung verhindert.

Direkter Augenkontakt sollte in Japan vermieden werden, da er als unhöflich und sogar aggressiv gilt.

Noch zu beachten

Es ist wichtig, mit dem Kopf zu nicken, um Ihrem Partner zu zeigen, dass Sie ihm aufmerksam zuhören und seine Gedanken verfolgen.

Die Japaner haben eine indirekte Art der Kommunikation: Manchmal sind nicht die Worte selbst wichtig, sondern der Tonfall, der Gesichtsausdruck oder die Körperhaltung des Sprechers. All diese Dinge, die für das Auge anderer Kulturen unsichtbar sind, können eine Vielzahl von Informationen vermitteln, die oft die wichtigsten sind.

Schweigen ist eine natürliche Form der nonverbalen Kommunikation; zu viel Sprechen wird als schlecht empfunden.

Das Wichtigste in der Kommunikation ist es, die Harmonie und das Gesicht des Gegenübers zu wahren. Aus diesem Grund ist die japanische Sprache voll von zweideutigen Aussagen, oft mit subtilen Untertönen.