Begrüßung

Zu Beginn einer Verhandlung oder eines Geschäftstreffens sollten alle Anwesenden, ob hoch- oder niedrigrangig in der Hierarchie, per Handschlag begrüßt werden. Die Begrüßung eines höheren Beamten sollte sich nicht von der eines jüngeren Beamten unterscheiden. Die Polen befürworten im Allgemeinen die Gleichberechtigung in den Arbeitsbeziehungen. 

Der in Polen traditionell starke Händedruck wird von einem verbalen Gruß begleitet — auf Polnisch Dzien Dobry (Guten Morgen / Guten Nachmittag), Dobry wieczór oder auf Englisch Good morning oder Good afternoon, Good evening. Bei der Begrüßung Ihres Partners ist es wichtig, dass Sie direkten Blickkontakt halten.

Beim ersten Treffen wird Ihr polnischer Partner wahrscheinlich höflich und zurückhaltend sein. In der polnischen Gesellschaft ist der Umgang mit Menschen, die man nicht kennt, eher formell. Wenn Sie Personen ansprechen, verwenden Sie deren Nachnamen, nicht deren Vornamen.

Mit zunehmender Entwicklung der Geschäftsbeziehung wird der Kommunikationsstil mit den polnischen Kollegen weniger förmlich und sogar in der Begrüßungsphase herzlicher und emotionaler werden. 

Wenn es polnische Kolleginnen gibt, sollten Männer sie zuerst begrüßen, wobei ältere Frauen Vorrang haben. Dann können Sie mit der Begrüßung der Männer fortfahren.

Leichte Küsse auf die Wange sind sowohl zwischen Frauen als auch zwischen Männern und Frauen möglich, allerdings nur, wenn es sich um Verwandte oder enge Freunde handelt. Solche leichten Küsse werden beim Abschied ausgetauscht. Männer, auch solche, die sich schon lange und gut kennen, begrüßen sich mit einem Händedruck.

In formellen Geschäftssituationen, selbst bei langfristigen Geschäftskontakten, ist es üblich, sich gegenseitig mit dem Nachnamen anzusprechen. Warten Sie, bis Ihr Partner Ihnen vorschlägt, ihn oder sie mit dem Vornamen anzusprechen.

Vorstellung

Bei geschäftlichen Kontakten ist eine gewisse Förmlichkeit in der Kommunikation üblich, die sich vor allem in der Verwendung von Familiennamen statt Vornamen bei der Anrede äußert. Junge Menschen bevorzugen jedoch einen weniger formellen Stil und bestehen manchmal sogar darauf, mit ihrem Vornamen angesprochen zu werden. Wenn Sie mit der Situation im Allgemeinen nicht vertraut sind und die Leute nicht kennen, ist es besser, etwas vorsichtiger zu sein und sich an die formale Seite zu halten.

Innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens sprechen die Mitarbeiter ihre Vorgesetzten in der Regel mit dem Nachnamen und nicht mit dem Vornamen an, obwohl dies stark vom jeweiligen Arbeitsbereich abhängt. Diese Förmlichkeit ist besonders bei der Kommunikation zwischen den Geschlechtern zu beobachten.

Im Rahmen von mündlichen Kontakten ist es in der polnischen Gesellschaft üblich, höfliche Anredeformen zu verwenden. Persönliche Anredeformen, gefolgt von einem Nachnamen, sind — Pan (gegenüber einem Mann) oder Pani (gegenüber einer Frau), z. B. Pan Nowak.

Wenn Ihr Partner vorgeschlagen hat, dass Sie ihn mit seinem Vornamen ansprechen, können Sie weiterhin die Höflichkeitsform Pan/Pani verwenden, z. B. Pan Jakub oder Pani Hanna.

Häufig werden den höflichen Anredeformen, sofern vorhanden, Berufs- oder Tätigkeitsbezeichnungen hinzugefügt, z. B. Pan Kierownik (Herr Manager), Pan Inzynier (Herr Ingenieur), Pani Profesor (Frau Professor).

Wenn Ihr polnischer Bekannter berufliche oder offizielle Insignien trägt, sollten Sie ihn damit ansprechen, z. B. Pan Doktor Nowak oder Pani Profesor Kowalski.

Austausch von Visitenkarten

Der Austausch von Visitenkarten ist in Polen ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftsetikette. Visitenkarten werden in der Regel zu Beginn eines Geschäftstreffens ausgetauscht.

In Polen ist es nicht unüblich, dass Sie auf Ihrer Visitenkarte neben den üblichen Angaben zu Ihrer Person — Firmenname, Titel, Kontakte — auch akademische Grade und/oder Titel sowie andere mögliche berufliche und/oder offizielle Auszeichnungen angeben.

Helle Visitenkarten mit vielen Farben sind nicht erwünscht.

Achten Sie darauf, dass der Text auf mindestens einer Seite der Visitenkarte auf Polnisch ist. Der Text auf der anderen Seite der Visitenkarte kann in Ihrer Muttersprache oder einer anderen Sprache sein.

In Polen gibt es kein besonderes Ritual für den Austausch von Visitenkarten. Behandeln Sie die Visitenkarte Ihres Partners einfach mit Respekt.

Smalltalk: Übersicht

Ein wichtiges Element der Geschäftstätigkeit in Polen ist die persönliche Beziehung zwischen den Partnern. Es ist wichtig, ihrer Entwicklung genügend Zeit zu widmen.

In der Anfangsphase des Kontakts wird Ihr polnischer Kollege wahrscheinlich recht zurückhaltend und förmlich sein und sich an die allgemeinen Regeln des Protokolls und der Geschäftsetikette halten.

Typische Merkmale der Anfangskommunikation sind: respektvolles Verhalten, insbesondere wenn der Gesprächspartner älter oder in einer höheren Position ist, zurückhaltende neutrale Sprache und gegenseitige Anrede mit Insignien. 

Vermeiden Sie bei der Kommunikation aktives Gestikulieren sowie Berührungen und halten Sie direkten Blickkontakt. Lassen Sie keine Vertraulichkeit in der Kommunikation zu; Förmlichkeiten sollten auf jeden Fall eingehalten werden.

Im Laufe der Zeit und mit der Entwicklung einer freundschaftlichen und vertrauensvollen Beziehung wird sich auch der Kommunikationsstil Ihres polnischen Kollegen ändern. Er wird weniger förmlich und offener werden und mehr lächeln. In der polnischen Gesellschaft ist es nicht üblich, Fremde oder Unbekannte anzulächeln.

Bevorzugte Gesprächsthemen

Essen, polnische Küche.

Natur und Schönheit des Landes, interessante Orte.

Sportthemen, insbesondere Fußball und die Fußballnationalmannschaft, auf die die Polen besonders stolz sind.

Aktuelle Ereignisse, Wirtschaftsnachrichten, Wirtschaftsfragen.

Polens Wirtschaftswachstum.

Familie, aber machen Sie keine Kommentare darüber, was Ihr polnischer Gesprächspartner mitteilen wird.

Namenstage oder Engelstage. Viele Polen tragen die Namen katholischer Heiliger, deren Tage in der polnischen Gesellschaft weithin gefeiert werden.

Zu vermeidende Themen

Religiöse Themen im Allgemeinen sollten vermieden werden. Die katholische Kirche in Polen (85,8 % der Bevölkerung sind Katholiken) hat bis heute einen großen Einfluss auf das Leben der Menschen. Religion ist jedoch ein sehr persönlicher Bereich, daher lohnt es sich nicht, darüber zu sprechen.

Ungeachtet Ihrer religiösen Ansichten sollten Sie sich nicht kritisch über bestimmte religiöse Traditionen, kirchliche Kulte oder Rituale äußern.

Fragen aus dem sexuellen Bereich werden bei Ihren polnischen Gesprächspartnern sicherlich schlecht ankommen. Die Themen Abtreibung, LGBT-Bewegung, Konsum weicher Drogen fallen in die gleiche Kategorie.

Politische Themen können für Ihren polnischen Partner sehr sensibel sein. Dazu gehören vor allem neuere sowie relativ neue Ereignisse, insbesondere die sozialistische und postsozialistische Entwicklung Polens, seine Teilnahme am Zweiten Weltkrieg usw.

Persönlicher Raum

Die Distanz bequemer Kommunikation ist in Polen etwas kürzer als in anderen europäischen Ländern, insbesondere in Mittel- und Nordeuropa, wo die übliche Komfortzone sprechender Menschen eine Armlänge oder etwas mehr beträgt.

Versuchen Sie, den Abstand zwischen Ihnen und Ihrem Partner während der Kommunikation nicht zu vergrößern, indem Sie beispielsweise einen Schritt zurücktreten. Ihr Gesprächspartner wird sich höchstwahrscheinlich unwohl fühlen.

Körperlicher Kontakt während der Kommunikation zwischen Personen, die sich gut kennen oder verwandt sind, wird akzeptiert. Sie können sich während eines Gesprächs oft berühren oder beispielsweise beim Spaziergang im Park Hand in Hand gehen.

Bei unbekannten Personen beschränkt sich der Körperkontakt auf einen Händedruck, den man bei der Begrüßung oder Verabschiedung austauscht. 

Öffentliche Zurschaustellung von Emotionen und ausschweifende Gesten sind eher die Ausnahme. Nur bei hitzigen Diskussionen verwenden Polen beispielsweise Gebärdensprache, um ihre Gedanken zu untermauern.

Bei der Kommunikation ist es wichtig, den Blickkontakt mit dem Gesprächspartner aufrechtzuerhalten, was in der polnischen Gesellschaft ein Zeichen für die Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit der Absichten des Sprechers ist. Im Gegenteil, wenn man dem Blick des Gesprächspartners ausweicht, kann das verdächtig und respektlos wirken.

Noch zu beachten

Der Aufbau einer Beziehung ist in der polnischen Geschäftskultur wichtig. Ein höfliches, diskretes, rücksichtsvolles, ernsthaftes und aufrichtiges Verhalten wird von Ihrem polnischen Kollegen geschätzt und bildet die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit.

Der polnische Kommunikationsstil kann allgemein als sehr „high context“ beschrieben werden. Das bedeutet, dass es in der Sprache Ihres Gesprächspartners versteckte Bedeutungen oder Andeutungen geben kann, die Sie vielleicht nicht immer ganz verstehen. Das liegt daran, dass Menschen, die schon lange zusammenleben, in der Regel auf die gleiche Weise auf Situationen reagieren. In diesem Fall genügt ein Schlüsselwort oder eine Geste, die in dieser (aber nicht in der anderen) Gesellschaft verständlich ist. 

Wenn Ihr polnischer Partner auf eine Anfrage eine ausweichende Antwort gibt, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Absage. Eine direkte negative Antwort kann als unhöflich angesehen werden und die Beziehung ruinieren. Daher wird er versuchen, von der direkten Ablehnungsäußerung wegzukommen und so etwas wie „Ihr Vorschlag muss geprüft werden“ oder „Wir brauchen möglicherweise mehr Zeit für das und das“ sagen.

Es sollte bedacht werden, dass das polnische direkte „Nein“ manchmal „Vielleicht“ oder „Wahrscheinlich nicht, aber vielleicht ...“, „Je nach Umständen“ usw. bedeutet.

Achten Sie bei der Kontaktaufnahme auf den allgemeinen Ton der Aussage, den Gesichtsausdruck des Gesprächspartners, die Art seiner Kommunikation etc. Stellen Sie ggf. klärende Fragen, insbesondere geschlossene (also solche, die nicht mit „Ja“ beantwortet werden können bzw „Nein“).

Es braucht Zeit, Vertrauen in einer Beziehung aufzubauen, sowie die gemeinsame Teilnahme an verschiedenen sozialen Aktivitäten.